Im Zentrum der Prüfung des Berufsbildungszentrums (BBZ) Biel standen Fragen betreffend Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der mit der Führung betrauten Stellen und Gremien, die Wahrnehmung der Aufsicht durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA) sowie der Anstellungs- und Trennungsprozess von Kaderpersonen an Schlüsselpositionen. Die Bildungs- und Kulturdirektion (BKD) hat die Prüfung durch die Finanzkontrolle in Auftrag gegeben. Die BKD bedankt sich bei der Finanzkontrolle für diese Sonderprüfung.
Organisation ist nicht zweckmässig
Die Finanzkontrolle kommt in ihrer Sonderprüfung zum Schluss, dass die gesetzlichen Vorgaben betreffend Organisation der Schule eingehalten werden. Die Mitarbeitenden des MBA und des BBZ Biel würden im Interesse und zum Wohl der Auszubildenden, der Schulen, der Lehrbetriebe und des Wirtschaftsstandorts Bern ausgezeichnete Arbeit leisten. Die beim BBZ Biel gelebte Organisation sei jedoch nicht zweckmässig. Erschwerend ist gemäss der Finanzkontrolle zudem die hohe Anzahl an involvierten Stellen und Gremien sowohl in strategischen als auch operativen Bereichen. Im Vergleich zu anderen Berufsfachschulen sind die Supportbereiche wie Finanzen, Personal, IT, Hausdienst und Sekretariat beim BBZ Biel nicht in einer Abteilung gebündelt. Dies könne zu Doppelspurigkeiten und Ineffizienzen führen. Es bestehe die Gefahr, dass die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung unklar verteilt seien und Abläufe nicht einheitlich gelebt würden. In den Supportbereichen hat die Finanzkontrolle bei ihrer Sonderprüfung zudem verschiedene konkrete Mängel und Fehlverhalten entdeckt. Die BKD hat die Überprüfung der Vorwürfe umgehend eingeleitet.
Anstellungs- und Trennungsprozess für Schlüsselfunktionen anpassen
Die Praxis, dass die Direktoren und Direktorinnen der Berufsfachschulen nach dem Gesetz über die Anstellung der Lehrkräfte (LAG) eingestellt werden, sei weder zeitgemäss noch zweckmässig. Sowohl im Anstellungs- als auch im Trennungsprozess sei das Verfahren nach LAG erschwerend und führe gegenüber den Anstellungen gemäss Personalgesetz zu nicht vertretbaren Ungleichbehandlungen. Die Finanzkontrolle empfiehlt der BKD darum, die rechtlichen Grundlagen so anzupassen, dass keine Verwaltungspersonen von Schulen unter dem LAG angestellt werden dürfen.
Die Finanzkontrolle empfiehlt der BKD weiter, den Prozess zur Anstellung von Direktorinnen und Direktoren zu überarbeiten. Dies ergab unter anderem die Analyse der Anstellung der neuen Direktorin im Jahr 2021. Insbesondere seien die Anzahl der involvierten Gremien zu verkleinern und der Einbezug der Anstellungsbehörde zu stärken. Entsprechende organisatorische und gegebenenfalls gesetzliche Anpassungen seien vorzunehmen.
In der Sonderprüfung wird auch die Trennung von der BBZ-Direktorin im Sommer 2022 kritisiert. So sei unter anderem die Trennungsvereinbarung mit einer «Abgangsentschädigung» unzulässig. Die BKD hält fest, dass aus ihrer Sicht die Trennungsvereinbarung zulässig war und es sich bei der Zahlung nicht um Lohn handelt, sondern um einen zulässigen Prozessauskauf.
Rolle des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes stärken
Das MBA nimmt nach Ansicht der Finanzkontrolle seinen Anspruch auf Führung und Steuerung der kantonalen Berufsfachschulen nur sehr zurückhaltend wahr. Die Finanzkontrolle empfiehlt der BKD deshalb, die Rolle und die Aufgaben des MBA zu schärfen. Dabei sei insbesondere die Verantwortung des MBA in allen unübertragbaren Aufgaben wie Finanzverantwortung, Strategieverantwortung und Führungsverantwortung klarzustellen.
Bei zweisprachigen Schulen wie dem BBZ Biel ist es derzeit üblich, pro Amtssprache einen Schulinspektor oder eine Schulinspektorin einzusetzen. Gerade in Krisensituationen kann dieser Umstand zu Konfusionen und Unklarheiten führen. Die Finanzkontrolle empfiehlt der BKD darum, künftig pro Schule nur noch einen Schulinspektor oder eine Schulinspektorin einzusetzen.
Erste Massnahmen bereits eingeführt
Bereits im November 2022 hat das MBA einen externen Auftrag zur Klärung der internen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der betroffenen Stellen erteilt. Damit verbunden ist die Klärung der Rolle und der Zuständigkeit der Berufsschulinspektoren. Diese Arbeiten sind im Gang. Die Rekrutierung eines neuen Direktors respektive einer neuen Direktorin wird mit Unterstützung einer externen Firma durchgeführt. Die Amtsleitung ist von Anfang an im Prozess eingebunden. Die Empfehlungen der Rekrutierungsfirma fliessen zudem in den neu festzulegenden Rekrutierungsprozess ein.
Mit der Einführung von SAP werden grundsätzliche HR- und Finanzprozesse der Schulen seit 1. Januar 2023 digitalisiert, standardisiert und in der BKD zentralisiert. So werden die Schulen die Entlöhnung der Lehrpersonen in Zukunft nicht mehr selber festlegen. Zudem wird mit der Zentralisierung dieser Verwaltungsprozesse ein standardisiertes Internes Kontrollsystem an den Schulen der Sekundarstufe II eingeführt. Das MBA ist zudem daran, die Digitalisierungsstrategie zu erneuern. Darin wird die künftige Steuerung der Informatikgrundversorgung der Schulen der Sekundarstufe II aufgenommen. Die neue Amtsleitung hat den Auftrag zur Erarbeitung von Kennzahlen bereits im letzten Jahr erteilt.
Die Empfehlungen und vorgeschlagenen Massnahmen der Sonderprüfung sollen massgeblich dazu beitragen, dass sich das BBZ Biel und dessen Führung durch die BKD zweckmässig entwickeln können.