Der Kanton Bern signiert jetzt digital

Die Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (www.be.ch/dvg) verpflichtet die kantonalen Behörden seit Anfang 2023, möglichst digital zu arbeiten. Mit dem Signaturdienst «BE-Signatur» gibt das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) den Kantonsangestellten und allen anderen, die den kantonalen PC-Arbeitsplatz nutzen, nun die Möglichkeit, Dokumente rechtsverbindlich digital zu signieren.

Briefe, Bescheinigungen, Zertifikate und weitere Dokumente, deren Echtheit durch Dritte überprüfbar sein soll, können die Kantonsmitarbeitenden neu digital signieren. Dazu nutzen sie das geregelte elektronische Siegel des Kantons Bern, das den Anforderungen des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) entspricht. In den Fällen, die das Bundesrecht vorschreibt, können die Kantonsmitarbeitenden auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) einsetzen. Dank einer digitalen Schnittstelle können digital signierte Dokumente auch in den Fach- und Konzernapplikationen der Verwaltung erzeugt werden.

Zu einem späteren Zeitpunkt wird mit «BE-Signatur» auch das digitale Unterzeichnen von Verfügungen, Justizentscheiden oder Eingaben an andere Behörden möglich sein. Die Rechtsgrundlagen dafür werden zurzeit mit einer Revision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRPG) geschaffen.

Die kantonalen Behörden haben verschiedene Möglichkeiten, die digital signierten Dokumente sicher an Adressatinnen oder Adressaten ausserhalb der Verwaltung zu übermitteln:

• Die Behörden können die Dokumente per verschlüsselte E-Mail oder über die sichere Open-Source-Datenaustauschplattform «Nextcloud» der Kantonsverwaltung verschicken.
• Sie können die Dokumente in den kantonalen Web-Applikationen, bei denen sich die Nutzenden mit dem kantonalen Anmeldedienst BE-Login anmelden, zum Herunterladen zur Verfügung stellen.
• Behörden, die häufig digitale Dokumente an viele Menschen verschicken, können dies über den elektronischen Briefkasten der Kantonsverwaltung tun (www.be.ch/epost).

Zudem können die Behörden Dritten mit «BE-Signatur» auch Dokumente zum Unterzeichnen mit einer QES zustellen, zum Beispiel Verträge. Die Kosten für die QES übernimmt der Kanton. Die unterzeichnenden Personen müssen sich dafür lediglich einmalig beim Signaturdienstleistungsanbieter des Kantons (Swisscom) registrieren.

Das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) verpflichtet juristische Personen und alle, die beruflich mit den Behörden verkehren oder Staatsbeiträge empfangen, digital mit den Behörden zu kommunizieren. Dies erlaubt es der öffentlichen Verwaltung, Geschäftsprozesse rein digital zu konzipieren, um die Verwaltungsabläufe zu beschleunigen, Ressourcen zu sparen und um der Bevölkerung und der Wirtschaft einen besseren Service anbieten zu können. Daher werden zukünftig immer mehr kantonale Dokumente nur noch digital und nicht mehr von Hand unterzeichnet verfügbar sein.

Dies geschieht aber nicht sofort: Nachdem der Service «BE-Signatur» nun verfügbar ist, ist es an den kantonalen Behörden, ihre Vorlagen, Geschäftsprozesse und Applikationen an die digitale Signatur anzupassen und sie einzusetzen. Dies tun sie im Rahmen des von ihnen selbst festgelegten Zeitplans zur Umsetzung des DVG innerhalb der gesetzlichen Übergangsfristen. In den nächsten Jahren werden daher weiterhin Handunterschriften auf kantonalen Dokumenten erscheinen – wenn auch immer seltener.

Nähere Informationen zum Service BE-Signatur sind unter www.be.ch/signatur verfügbar.