Microsoft will die lokal installierten Versionen seiner Office-Software nicht mehr weiterentwickeln und konzentriert sich auf das cloud-basierte Microsoft 365 (M365). Die Office-Suite bietet erweiterte Funktionen für die mobile Arbeit und organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Dies veranlasst zahlreiche öffentlichen Verwaltungen und grosse Organisationen, die Umstellung auf M365 vorzubereiten. Die Bundesverwaltung, mehrere Kantone und verschiedene andere öffentliche Verwaltungen haben diesen Schritt bereits beschlossen. Ab 2024 gelangt M365 auch in der Berner Kantonsverwaltung zum Einsatz. Dem hat der Regierungsrat zugestimmt.
Ein moderner Arbeitsplatz für kantonale Behörden
Die Umstellung auf M365 erfolgt im Rahmen des interdirektionalen Projekts «work@BE» des Amtes für Informatik und Organisation (KAIO) und des kantonseigenen ICT-Dienstleisters Bedag Informatik AG. Mit dem Projekt wird der kantonale Arbeitsplatz (BE-KWP) von Grund auf erneuert, um den heutigen technischen und organisatorischen Anforderungen zu genügen. So wird mit der Anwendung «Teams» die behördenübergreifende Zusammenarbeit per Chat, Telefon und Video stark erleichtert. Damit schafft das KAIO die Grundlagen für eine flexible, ortsunabhängige Zusammenarbeit mit nahtlosen Übergängen zwischen Homeoffice, mobiler Arbeit und Arbeit im Büro. Auch die Arbeitsumgebung für die Mitglieder des Grossen Rates, welche dieser mit der Motion 094-2022 verlangt hat, basiert zukünftig auf dem neuen BE-KWP.
Umfassende Massnahmen zum Datenschutz
Um den Schutz der Daten der Bernerinnen und Berner auch in der Cloud sicherzustellen, sieht das KAIO umfassende Sicherheitsmassnahmen vor. Die allermeisten Daten der Verwaltung bleiben im kantonseigenen Rechenzentrum der Bedag Informatik AG, so etwa die grossen Datensammlungen mit Steuer-, Bevölkerungs- und Gesundheitsdaten sowie die E-Mails der Verwaltung. Nur die verwaltungsinterne Zusammenarbeit (Chat, Telefonie, Videokonferenz, Dateiaustausch) erfolgt verschlüsselt über die M365-Cloud. Aufbewahrt werden die Cloud-Daten in Schweizer Rechenzentren von Microsoft, und einige Dienstleistungen werden aus Rechenzentren in europäischen Ländern mit einer gleichwertigen Datenschutzgesetzgebung erbracht. Um das Risiko des unbefugten Zugriffs Dritter weiter zu minimieren, dürfen wie in der Bundesverwaltung vorerst keine vertraulichen Informationen oder besonders schützenswerten Personendaten in der M365-Cloud bearbeitet werden.
Der Regierungsrat hat vom Bericht des KAIO über diese und weitere Sicherheitsmassnahmen sowie von der Stellungnahme des kantonalen Datenschutzbeauftragten Kenntnis genommen. Er hat die verbleibenden Restrisiken akzeptiert und gab damit grünes Licht für die Einführung von M365 in der Kantonsverwaltung. Ab 2024 beginnt die gestaffelte Einführung des neuen Arbeitsplatzes in der Kantonsverwaltung, bei den Justizbehörden und im Grossen Rat.